Il foglio presenza mensile: uno strumento indispensabile in ambito lavorativo

Uno strumento molto importante in ambito lavorativo è sicuramente il foglio presenze mensile dei dipendenti. Il foglio presenze mensile ha infatti una serie di importanti funzioni, ed è utile, come documento di sintesi, sia al lavoratore che all’ azienda stessa. Le ore effettive di lavoro, le ferie, le aspettative e i giorni di assenza per malattia rientrano tra queste informazioni, insieme alle eventuali trasferte, i periodi di maternità per le lavoratrici e i permessi speciali.  In genere, un foglio presenze è un insieme di modelli prestampati in formato Excel.

Con il foglio presenze mensile è possibile inserire le variabili giornaliere e mensili per tenere il conto dei giorni di ferie, malattia, permessi e recuperi usufruiti nel corso del periodo valutato per i dipendenti. Per compilare in modo corretto un foglio presenze mensile, si inseriscono i dati del lavoratore, ossia nome e cognome, qualifica posseduta ed eventualmente numero di matricola e mese di lavoro a cui il foglio fa riferimento.

E’ possibile gestire inoltre più dipendenti alla volta nella medesima cartella di lavoro, copiando per il numero degli stessi presenti in azienda rinominandolo per mese oppure per nome e cognome (smaltisce così molto lavoro). La prima colonna di questo modulo riporta i giorni del mese. Per ciascuno di essi, occorre specificare le ore di servizio effettivamente svolte. È consigliabile compilare il foglio giorno per giorno, al fine di evitare imprecisioni e confusioni.

In fondo alla pagina su cui si scrive si trovano delle note che forniscono indicazioni per una corretta compilazione. Una volta completato, il foglio presenze mensile viene inviato al consulente del lavoro, che provvederà ad elaborare le buste paga di ciascun dipendente proprio sulla base dei dati contenuti nel foglio presenze. Questa tipologia di documento non è disciplinato dalla normativa e non prevede un formalismo specifico, molto spesso si tratta di un foglio excel o word che può essere anche stampato ed utilizzato in forma cartacea.